Privacyverklaring
1. Algemene overwegingen
Mondhygiënepraktijk Den Helder hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.
Mondhygiënepraktijk Den Helder handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:
-
persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
-
alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
-
passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
-
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
-
op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.
Mondhygiënepraktijk Den Helder is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Mondhygiënepraktijk Den Helder belast met privacybeleid is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.
Contactgegevens:
Dhr. R.P.A. Pijfers
Marsdiepstraat 621
1784 AM Den Helder
info@pijfersdenhelder.nl
0223-630244
2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens
Mondhygiënepraktijk Den Helder verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
-
Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
-
Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
-
In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygienisten.
-
Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.
Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken
Persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens
NAW gegevens Medische gegevens medicatiegebruik
Telefoonnummer Medische gegevens gezondheid
E-mailadres BSN nummer
Geslacht
Burgerlijke staat
Verzekeringsgegevens
Naam andere zorgverleners
Tijdstip afspraak
Betaling gegevens
In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van de persoonsgegeven en de bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten
Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondhygiënepraktijk Den Helder alleen persoonsgegevens na toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.
Doeleinden gegevensverwerking
De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Het bijhouden van uw medisch dossier;
- Het inplannen van een afspraak;
- Het uitvoeren van een behandeling;
- Het bijhouden van door u aangegeven voorkeuren;
- Het verbeteren van onze dienstverlening;
- Het uitvoeren van overige, door u gevraagde, diensten;
- Het incasseren van financiële tegoeden
3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen
Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondhygiënepraktijk Den Helder heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:
softwareleverancier patiëntenadministratie
laboratorium (onderzoek bacterie analyses)
incassobureau
In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.
Mondhygiënepraktijk Den Helder verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.
Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Mondhygiënepraktijk Den Helder alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven. Persoonsgegevens zullen door ons alleen worden verstrekt aan:
Degene die (rechtstreeks) betrokken zijn bij de uitvoering van uw behandeling
Degene die optreden als vervanger van de behandelaar, voor zover de verstrekking noodzakelijk is voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden
Zorgverzekeraars, voor zover de gegevensverstrekking noodzakelijk is vanwege de verplichtingen uit de verzekeringsovereenkomst
Derden die zijn belast met het innen van vorderingen, voor zover de gegevensverstrekking daarvoor noodzakelijk is en geen medische gegevens betreft
Beveiligingsmaatregel
Verwijzingen naar websites van derden (via hyperlinks)
Om u van dienst te zijn heb ik op mijn website verwijzingen opgenomen naar websites van derden. Ik maak u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacy verklaringen van deze derden van toepassing zijn. Ik raad u aan om de privacy verklaringen van deze websites te lezen voordat u daar verder gebruik van maakt.
4. Bewaartermijn
Mondhygiënepraktijk Den Helder bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Mondhygiënepraktijk Den Helder vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patient, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).
Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.
5. Beveiliging van persoonsgegevens
Mondhygiënepraktijk Den Helder heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:
Mondhygiënepraktijk Den Helder werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
Medewerkers van Mondhygiënepraktijk Den Helder hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
Mondhygiënepraktijk Den Helder werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
Medewerkers van Mondhygiënepraktijk Den Helder hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document veelgestelde vragen privacy en “patiëntenrechten”.